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Sistema de facturación y Manejo de la cartera

Manejo de personal

Nutrición, dietética, cocina y restaurante.

Sección de Mantenimiento y Sección Servicios Generales (Aseo, Lavandería y Vigilancia).

Es necesario dejar claro que nuestro sistema administrativo obedece a la experiencia de 40 años de trabajo en un país subdesarrollado y en una región deprivada, que trabaja con los vulnerables y pobres. Somos, sin embargo, motor de cambio y nunca nos hemos mantenido estáticos en procedimientos administrativos. Es basado en los siguientes criterios que hemos encontrado funcionales a través del tiempo:

• Si trabajamos en un país subdesarrollado, los criterios administrativos deben ser adaptados a esta situación. La alta dirección debe ser capaz de adaptarse a este estado sui generis sin caer en el facilismo y sin desconocer la tendencia de cada día hacia el desarrollo pleno (ej. El plan de cargos puede ser reducido y un servicio cerrado transitoriamente ante una ausencia de un especialista. Esta situación puede bajar las entradas).
• Siempre usar la imaginación para afrontar situaciones impredecibles que riñan con los principios clásicos de las ciencias económicas y administrativas, pero que deben resolverse de inmediato (ej. La situación política que hace desviar repentinamente los pacientes a otras instituciones para complacer a corrientes de gamonales).
• Muchas veces la rigidez de los conceptos clásicos son inaplicables y pueden dar al traste con una organización. ( ej. Número de empleados por paciente, que es imposible aplicar por falta de dinero suficiente en un momento dado).
• Nunca confiar en el pago de la cartera para saldar obligaciones contractuales. Deberá existir un flujo de caja para augurarlas diariamente (salarios, servicios públicos, provisiones y mantenimiento). Programa “trípode”.
• El presupuesto aprobado deberá ser hecho en tal forma que admita reformas muy frecuentes. (traspasos presupuestales rápidos y eficientes).
• Como son instituciones sin ánimo de lucro, los gastos de atención a las personas (salarios y prestaciones) no deberán exceder el 30% de los ingresos brutos. El 70% se invertirá en los propósitos de la institución. (tradición del Ministerio de Salud Pública)
• Los empleados deberán tener claras nociones del manejo de otros cargos y su carrera es conveniente que la adquieran en la Institución. Su entrenamiento se hará en el trabajo. No requieren títulos especiales, si aprenden bien el manejo de su cargo con un repertorio educacional suficiente.(ej. Nuestra Administradora es una secretaria contable que fue técnica de electroencefalografista y paulatinamente escaló posiciones hasta, después de 23 años, llegar a ser la Administradora General).
• Con la sistematización es prudente tener solamente el personal estrictamente necesario.
• Los criterios norteamericanos o europeos, copiados a nuestro medio, son imposibles de cumplir. Deben buscarse otros medios. (ej. Ayuda de un familiar con el paciente hospitalizado para entrenarlo en su manejo y así poderlo enviar más tempranamente a su casa. Esto también evita mantener una auxiliar de enfermería por cada 6 pacientes )
Desde luego, nada de lo anterior es disculpa para no tener una sistematización moderna, un sistema contable muy actual y un sistema de facturación y cobranzas ágil y eficaz).